1. ¿Qué es una Addenda y para qué sirve?
De forma muy sencilla: una Addenda es un apartado de información adicional que algunas empresas o aseguradoras (por ejemplo: AXA, GNP, MetLife, etc.) solicitan dentro de su factura electrónica para poder procesar su revisión y pago.
Aunque fiscalmente no cambia los importes ni los impuestos de tu comprobante, es indispensable incluirla para que tu cliente acepte la factura sin demoras en ventanilla o en su portal de proveedores.
Con esta funcionalidad podrás:
Asignar a cada cliente o aseguradora su propia plantilla de addenda.
Definir los campos obligatorios u opcionales que el cajero o facturista deberá capturar al momento de cobrar.
Integrar automáticamente la información al archivo digital (XML) de la factura o nota de crédito.
2. Requisitos previos
Antes de comenzar, asegúrate de contar con lo siguiente:
Permisos de acceso: Tu usuario debe tener asignado el rol con acceso al menú Configuración de Addenda para Clientes.
Archivo de plantilla: Contar con el archivo o texto de la plantilla de la addenda (normalmente este archivo lo entrega el área comercial, contable o directamente la aseguradora).
3. Fase 1: Cómo configurar una Addenda para un Cliente
Sigue estos sencillos pasos para dar de alta la addenda y definir los datos que se le pedirán al usuario al momento de facturar:
Paso 1: Ingresar a la pantalla de configuración
En el buscador del menú principal, escribe: "Configuración de Addenda".
Haz clic sobre la opción Configuración de Addenda para Clientes.
Paso 2: Crear un nuevo registro
En la parte superior derecha de la ventana, haz clic en el icono Nuevo registro (icono de hoja en blanco con signo más).
Se habilitarán los campos en la sección superior para la captura de datos.
Paso 3: Completar los datos generales y cargar la plantilla
Llena los siguientes campos con la información correspondiente:
Nombre: Escribe un nombre descriptivo para identificarla internamente (por ejemplo: Addenda AXA Gastos Médicos).
Identificador: Clave corta interna sin espacios ni símbolos (por ejemplo: add1 o axa_gmm).
Descripción: Breve explicación del uso o cliente al que aplica.
Cliente: Busca y selecciona a la aseguradora o cliente con el que se vinculará esta addenda.
Plantilla de la Addenda: En el recuadro blanco principal se cargará la estructura base. Haz clic en el botón Importar plantilla (icono de libreta con flecha verde) y selecciona el archivo correspondiente en tu computadora.
Una vez cargada la plantilla y completados los campos: 3. Haz clic en el icono de Guardar (icono de disquete) ubicado en la barra superior derecha.
Paso 4: Configurar los parámetros (preguntas que llenará el facturista)
Los parámetros son las variables o casillas específicas que el sistema le mostrará en pantalla al cajero al momento de emitir la factura.
En la tabla inferior (Lista de Addendas), selecciona con un clic la addenda que acabas de guardar.
En la sección Parámetros de Addenda, llena los campos para cada dato que se deba solicitar:
Campo | ¿Qué debes colocar? | Ejemplo |
Identificador | La palabra clave exacta configurada en la plantilla para ser sustituida (sin el signo |
|
Nombre | La etiqueta o nombre amigable con el que el facturista verá el campo en pantalla. | Tipo de Acción, Autor de la Factura |
Descripción | Una breve indicación de qué debe capturarse en ese campo. | Indica el tipo de trámite de la cuenta |
Tipo de Parámetro | Selecciona el tipo de dato permitido (habitualmente Texto). |
|
Obligatorio | Marca esta casilla si el facturista no puede dejar el campo vacío para poder emitir la factura. | Marcado / Desmarcado |
Haz clic en el botón azul de agregar (+).
El sistema guardará el parámetro automáticamente y mostrará el mensaje: "La información se ha guardado con éxito". Haz clic en OK.
Repite este proceso con todos los parámetros que requiera la plantilla.
Acciones adicionales de mantenimiento
Eliminar un parámetro: Si cometiste un error, haz clic en el botón azul con signo de menos
(-)al final del renglón del parámetro y confirma en el mensaje emergente.Ver plantilla: Haz clic en el registro en la lista de addendas para previsualizar el contenido.
Editar addenda: Haz clic en el registro para modificar datos o los parámetros. Si decides no aplicar cambios, pulsa la (X) roja para cancelar.
Eliminar una addenda completa: Haz clic en el icono de Bote de basura del renglón correspondiente y confirma la eliminación.
4. Fase 2: ¿Cómo se utiliza la Addenda al facturar?
Una vez configurada la addenda para tu cliente, el sistema la detectará en automático en los diferentes módulos de cobro:
Caso A: En Facturación Directa
Ingresa al módulo Facturación Directa.
En la pestaña Aseguradora, busca y selecciona al cliente que tiene la addenda asignada.
Agrega los servicios, productos o cargos correspondientes.
Haz clic en el icono de Engrane en la barra superior para generar la nota de remisión.
Aparecerá el aviso: "Existe una Addenda Activa Configurada. ¿Desea llenar los datos?". Haz clic en Sí.
Se abrirá la ventana emergente Captura Datos para Addenda. Llena los campos solicitados y haz clic en la palomita verde para confirmar.
El sistema confirmará el guardado de la remisión con su número de folio. Haz clic en OK.
Dirígete a la sección de cobro haciendo clic en Aplicar Pagos Aseguradora (icono de recibo con signo de pesos).
Registra el pago correspondiente y haz clic en Guardar cambios (icono de disquete).
Finalmente, pulsa el icono de Generar Factura (icono de engrane).
💡 Validación de tu archivo XML:
Al descargar o abrir el archivo comprimido (.ZIP) que contiene tu factura electrónica, podrás abrir el archivo .XML. Al final del documento verás integrado el apartado <cfdi:Addenda> con todos los datos que capturaste.
Caso B: En Facturación por Extensiones (Cuentas de Pacientes)
Aplica para cuentas hospitalarias divididas por extensiones donde una parte o el total se factura a una aseguradora:
Ingresa a la extensión del paciente donde se encuentran cargados los conceptos de la aseguradora.
Genera la nota de remisión.
Al detectar que el cliente cuenta con addenda activa, el sistema mostrará inmediatamente la ventana Captura Datos para Addenda.
Llena los valores requeridos y presiona la palomita verde.
Ve a la pantalla de Pagos, selecciona como forma de pago y haz clic en Guardar cambios.
Da click en el icono del engrane para generar la factura y mostrará en pantalla el folio fiscal generado.
Caso C: En Refacturación
En el caso de las refacturaciones actualmente cuando se le da click a la opcion de Refacturar , el sistema abre la opción en que fue creada la factura, ya sea Facturación Directa o Facturación por extensiones.
De tal manera el sistema seguirá los mismos pasos del Caso A Facturación Directa y del Caso B Facturación por extensiones para generar la Factura.
Caso D: En Notas de Crédito
Ingresa a la pantalla de Nota de crédito y localiza la factura a la que deseas aplicar la bonificación o descuento.
En la ventana emergente, captura el importe del descuento y pulsa el botón Generar nota.
Confirma la captura de la addenda seleccionando Sí.
Ingresa los datos solicitados en la ventana emergente y confirma con la palomita verde.
Al concluir, el sistema creará la Nota de Crédito con su folio y su archivo XML incluirá la addenda correspondiente.
Caso E: Reimpresión de Factura
Si necesitas descargar de nuevo una factura ya emitida:
Simplemente consulta la factura y selecciona Reimpresión de Factura
Dale click en el icono de la impresora y el sistema descargará el archivo zip con el archivo XML timbrado con la addenda con la que se timbró originalmente., sin necesidad de volver a configurarla ni capturarla.
5. Preguntas Frecuentes y Buenas Prácticas
❓ ¿Qué pasa si un parámetro es opcional y no lo lleno?
Si un campo no está marcado como obligatorio y el facturista lo deja en blanco, la addenda se generará omitiendo ese valor sin detener el proceso de facturación.
❓ ¿Por qué mi cliente o aseguradora rechaza la factura si ya incluye la addenda?
Verifica que los datos capturados (como números de póliza, siniestro o autorización) no tengan espacios de más ni caracteres especiales no permitidos por la aseguradora. También corrobora con tu equipo técnico que la estructura de la plantilla cumpla con los lineamientos del SAT (por ejemplo, que incluya el prefijo <cfdi:Addenda>).
Esperamos que esto mejore tu experiencia Cirrus. Recuerda compartir esta información y pedir ayuda si necesitas.
Fecha: 01 de enero, 2015.