Las principales funciones que puedes realizar son:
Reposiciòn a caja chica para pagar gastos en efectivo.
Pagar facturas de proveedores o de gastos diarios.
Consultar la contabilidad de los pagos y el reporte de Caja chica.
Flujo del proceso
¿Cómo se usa?
Antes de iniciar debes tener una caja chica configurada y que esté relacionada con el cajero (Ver Configuración 1 y 2).
Para utilizar la caja chica necesita tener saldo disponible.
En la nueva función de Reposición de caja chica, indica la cuenta de banco de donde proviene y el monto a transferir a la caja.
3. Ahora el operador de la caja chica está listo para registrar pagos de gastos o facturas.
Siga los pasos para registrar el pago de una factura de proveedor en el video a continuación.
4. Para registrar un pago de gastos diarios, primero configure los gastos agregando su tipo: Caja chica (siga los pasos en el punto 3 de Configuración).
Si ya hiciste la configuracion, sige los pasos para registrar el pago de un gasto en el video a continuación.
Aun hay mas! que puedes conocer de este modulo en las secciones siguientes.
Lo que deberías saber
Configuraciones necesarias
En la función Libro de caja, configure la caja chica para gastos llenando los datos obligatorios, asegurate de que NO tenga marcada la casilla Caja de ingresos, agrega la cuenta contable que necesites para controlar los movimientos y guarda la información.
IMPORTANTE: Sugerimos crear una cuenta contable para controlar mejor los movimientos de cada caja chica.
2. En la función Operadores de caja, configure el operador de caja y relaciona la caja chica creada en el punto 1. Debes tener un usuario y elegir cualquier tipo de operador como se muestra en la imagen.
Si ya cuentas con estas dos configuraciones, estás listo para usar la caja chica. Vuelve al paso 2 de la sección ¿Cómo se usa?
3. En la función Cargos Diversos, configure los gastos agregando en el campo Tipo la opción Caja Chica. Vea el video para saber cómo configurar un gasto.
Si ya realizo esta configuración está listo para registrar el pago de un gasto. Regrese al paso 4 de ¿Cómo se usa? sección.
Reglas importantes
Libro de Caja.
Sugerimos crear una cuenta contable para controlar mejor los movimientos de cada caja chica.
No es posible desactivar la caja chica cuando tiene una secuencia abierta.
Operador de Caja.
Solo se permite asociar un operador con una única caja chica.
Un operador no debe contar con caja de ingresos y una caja de egresos.
Reposición de caja chica.
Se requiere tener la cuenta bancaria configurada para registrar la transferencia de la reposiciòn a la caja chica.
La regla de pago predeterminada es Cheque.
No hay función para cancelar un reembolso, valide los datos antes de procesar.
Una nueva reposicìon crea una nueva Secuencia para manejar y controlar las transacciones, adicional se realiza el cierre la secuencia anterior poniendo como Saldo inicial el Saldo actual resultante (de la secuencia previa).
Puede consultar las secuencias creadas y sus movimientos en la función Diario de Gastos.
El numero de secuencia es esclusivo para las cajas de egresos.
Diario de Gastos.
Puede filtrar información por caja chica, operador, rango de fechas, secuencia.
El filtro de rango de fechas considera la fecha de apertura.
El registro muestra todos los movimientos o transacciones.
Calcula el monto de Movimientos y Saldo actual (Saldo inicial + movimientos).
Pago de Caja chica.
No se permiten pagos parciales a facturas.
El campo Monto solo permite montos superiores a cero.
Cuenta con acceso para ir a la función Aplicar nota de crédito.
Se permite fecha de pago a futuro.
Funciones Adicionales
Reposicion de caja chica - Consulta la contabilidad de la transferencia o reposicion a caja chica..
2. Diario de gastos:Consulta la información por caja chica, operador, rango de fechas o secuencia. E imprime el reporte con todos los movimientos, mira el siguiente video.
El reporte descargado lo veras de la siguiente manera.
Opciones relacionadas
1. Pagos (Proveedor)
Puedes consultar la contabilidad del pago de la factura proveedor.
Puedes consultar la contabilidad del gasto pagado.
Puedes cancelar el pago dejando la factura pendiente de pago o el gasto no pagado.
2. Factura proveedor - el documento de la factura se ve pagada y puede consutlar la asignación del pago.
Reportes relacionados
Analitico de facturas pendientes de pago por proveedor. Ya no se muestran cuando son pagadas con caja chica.
Auxiliar contable pagos realizados. Consutlar todos los movimientos en las cuentas afectadas.
Reporte Auxiliar de cuentas. Muestra todos los movimeintos de las cuentas contables relacionadas.
Advertencias
Mensaje: Solo se permite un número positivo.
Dónde: Pago de caja chica / Monto.
Cuándo: Campo obligatorio al seleccionar gastos.
Por qué: Se requiere capturar el monto del gasto.
Acción: Introducir el monto del gasto.
2. Mensaje: El usuario en sesion no es operador de una caja chica.
Dónde: Pago de caja chica.
Cuándo: Procesar pago (botón de engranaje).
Por qué: el usuario no es un operador de caja chica.
Acción: Solicitar permisos al administrador del sistema.
3. Mensaje: La caja chica seleccionada no esta abierta, es necesario solicitar una reposición de caja.
Dónde: Pago de caja chica.
Cuándo: Procesar pago (botón de engranaje).
Por qué: el usuario NO cuenta con monto disponible para registrar un pago.
Acción: Solicitar trasnferencia de fondos al personal encargado usando la función Reposición de caja chica.
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Fecha: 9 de Agosto, 2021