Sólo para ECS Staff - Solicitar configuración del módulo Multimoneda vía ticket o chat.
Multimoneda : Configuraciones necesarias
Antes de comenzar con los procesos de facturación con más de una moneda, deberás realizar las configuraciones de todas las opciones que forman parte del proceso de ingresos.
Las configuraciones obligatorias para este módulo son : a) check de Utilizar Multimoneda, b) Moneda, c) Tasa de Conversión (ventana de Moneda) y d) Cuenta Bancaria en moneda extranjera. El resto de configuraciones son opcionales para hospitales que decidan separar sus ingresos de monedas locales de las monedas extranjeras.
Configuraciones Iniciales
Otras configuraciones que puedes hacer
Aseguradoras en moneda extranjera
Particular en moneda extranjera
Importante :
Para poder habilitar el manejo de Multimoneda, es importante contar con el check de Utilizar Multimoneda activo, esto en la ventana Configuración de Mejoras. Este check se habilitará para aquellos clientes que requieran. Si requieres activar el módulo Multimoneda, solicítalo vía ticket o chat.
Una vez que se realice el guardado de esta configuración, aparecerá este mensaje. Para que surtan efecto los cambios, se sugiere limpiar caché de los servidores y volver a ingresar a Cirrus una vez que se haya limpiado caché :
Nota : Si tu hospital no cuenta con este check activo, no podrán manejar cobros en dos o más monedas.
Además, es necesario contar con un check activo en la ventana de Configuración de Precios; para poder ver los precios de los productos en moneda local es obligatorio tener el check marcado de Recalcular precios en esta ventana. Cuando no está seleccionada esta casilla el sistema tomará el mismo precio de los cargos del producto, y si el precio fue cambiado a moneda extranjera, se mostrará sólo el nuevo precio en dicha moneda, lo cual es incorrecto.
Ahora ya podrás crear las configuraciones del cliente necesarias (solicitar vía ticket o chat, sólo para clientes con el Módulo Multimoneda activo) :
Moneda
En la ventana Moneda se pueden configurar los distintos tipos de moneda que acepta un hospital además de la local. En esta ventana podrás asegurarte de que ya fue agregada alguna diferente a la moneda base o agregarla.
Para ello, sigue estos pasos :
Ingresa Moneda en la búsqueda de Cirrus.
Ahora realiza la búsqueda de la moneda si deseas editarla o verificar que ya existe. Para una nueva moneda, haz clic en Nuevo Registro para crearla :
Luego llena los campos de la moneda : Código ISO, Descripción, etc. y guarda los cambios.
Tasas de Conversión
En la misma opción de Moneda y estando en el registro de la nueva moneda que vas a utilizar, tendrás que ir a la pestaña Tasa de Conversión para dar de alta la tasa de cambio entre tu moneda base y la nueva moneda a usar. Aquí se definen los tipos de cambios entre tu moneda base y la nueva moneda extranjera a usar.
Nota : Podrás definir el periodo de tiempo para el que se configure esta tasa de conversión y Cirrus avisará días antes de que esta tasa de conversión caduque para que pueda añadirse una nueva tasa. Si esta tasa caduca, la moneda dejará de mostrarse en las pantallas de facturación y sólo se reactivará si se tiene una tasa vigente al día por lo que se sugiere crear todas las configuraciones de tasa de conversión a tiempo.
Podrás observar que los datos importantes a capturar son:
A) El rango de fechas de validez de esta tasa de cambio.
B) Moneda para, que es la moneda de referencia de conversión.
C) El tipo de cambio, siendo el factor de multiplicación de a cuanto equivale tu moneda base en la moneda extranjera. El sistema calcula y refleja la tasa para la división por lo que no es necesario capturarla manualmente. Por ejemplo , si tienes pesos mexicanos y quieres capturar el tipo de cambio en Dólares Americanos, el tipo de cambio a capturar sería “17” que para el sistema se registre que 17 pesos mexicanos son equivalentes a $1 USD.
NOTA IMPORTANTE:
➭ Recuerda mantener actualizada la tasa de cambio cada vez que haya un nuevo tipo de cambio significativo entre las monedas antes de iniciar tus procesos de ingresos en Cirrus para que todas las transacciones contables se generen de forma correcta evitando retrabajo y datos erróneos. Sólo se podrá tener una tasa de conversión activa durante un rango de fechas pero podrás configurar tasas de conversión para fechas posteriores y así evitar que expire el manejo de esta moneda en tu organización. Ejemplo :
Tasa de conversión 1 : 17.85MXN por USD del 01/07/2024 al 31/07/2024
Tasa de conversión 2 : 17.60 MXN por USD del 01/08/2024 al 31/08/2024
Si configuras una tasa menor a la duración del año, aparecerá la siguiente alerta mencionando que deberás configurar una para después de la expiración de esta tasa para que no se deje de mostrar la moneda en las ventanas de facturación :
Una vez que la tasa esté próxima a expirar, se mostrará lo siguiente desde 8 días antes en las pantallas de Facturación por extensiones, Facturación Directa, Cotizador, Captura de Pagos y Diario :
Banco
Es obligatorio crear una cuenta bancaria con la moneda extranjera a usar para que los movimientos de cobros y pagos en moneda extranjera se registren correctamente de acuerdo a la moneda extranjera definida previamente.
Para agregar una cuenta bancaria, sigue estos pasos :
Dirígete a la ventana Banco.
Haz clic en Nuevo Registro.
Llena la información de encabezado del banco (Organización, Nombre, Ruteo, Compañía, Código de banco SAT).
Agrega una cuenta bancaria en el botón añadir y llena la información de la cuenta (Número de cuenta, moneda, límite de crédito, descripción, moneda, tipo de cuenta bancaria).
En el detalle de esta misma ventana puedes agregar las cuentas contables para bancos nacionales o extranjeros si aplican.
Guarda los cambios.
NOTA IMPORTANTE:
➭Es necesario configurar la cuenta contable correspondiente al banco recién generado en el sistema para el correcto registro contable de tus movimientos bancarios.
En la función de Cuentas contables se agrega la cuenta de banco.
Después de agregar la cuenta contable en tu catálogo debemos relacionarla con tu cuenta de banco.
Otras configuraciones que puedes hacer en moneda extranjera (no obligatorias en moneda extranjera para el manejo de Multimoneda) .
Forma de Pago
Las formas de pago son los medios que usan los clientes para hacer pagos en el módulo de Caja y se pueden crear tantas formas de pago como necesites. Cada forma de pago te permitirá ver los movimientos de pagos que hagan los clientes en las cajas de cobro de tu Hospital.*
Ejemplos de forma de pago : Tarjeta de Crédito o Débito, Efectivo, Cheque, etc.)
La cuenta de banco para cobros que se utiliza por defecto es la que se encuentra en Configuración de precios (Ver imagen), siempre y cuando esté correctamente configurada ya que de lo contrario los cobros se irán a la cuenta de redondeo :
Para cada cuenta bancaria que hayas añadido en Cirrus, le deberás definir las formas de pago aceptadas para ese Banco, de manera que cuando hagas el corte de caja y envíes el depósito bancario a ese banco, las formas pago que te dieron tus clientes al momento de cobrarles en Caja, sean aceptados por el Banco.
Ejemplo :
Si defines que se permite como forma de Pago “AMEX” y “Efectivo” para una nueva cuenta de cheques en dólares, el corte de caja te preparará el Depósito para ese banco en dólares, separando los montos cobrados en “AMEX” y “Efectivo”. Si el banco no recibe depósitos en “AMEX”, no lo debes de configurar para que el cajero no reciba esa forma de pago cuándo cobra en la moneda extranjera.
Lista de Precios
(no obligatorio)
Para generar facturas desde Facturación Directa, crea un nuevo registro de lista de precio de venta con la moneda a usar.
*En caso de no manejar lista de precios no será necesario crear versión ni agregarle productos. Si manejas lista de precios, crea el registro de la versión así como relacionar los productos a la lista, como habitualmente se realiza en este proceso.
Socio de Negocios
No obligatorio, sólo si manejarás socio de negocios exclusivos para pago en moneda extranjera pero dichos pagos pueden generarse a cualquier socio en facturación.
Aseguradora en moneda extranjera
Para manejar aseguradoras con una moneda diferente a la moneda base, se tiene que dar de alta el socio de negocios (Cliente) de tipo aseguradora, con el que le asociamos la lista de precios con la moneda extranjera a usar.
Particular en moneda extranjera
En caso de necesitar un socio de negocios de pacientes extranjeros a los cuales se les facturará con otra a la del sistema, cree el socio como sus socios de tipo paciente y asocie la lista de precios con la moneda a usar.
Maestro de Productos II
En caso de usar lista de precios en moneda extranjera, deberás añadir los productos y servicios a esa nueva lista de precios. Entra a la opción y selecciona los productos que serán parte de la lista creada y al momento de poner el monto, asegúrate que sean los precios en la moneda extranjera a usar :
Lista de precios en dólares :
Libro de Caja y Cajero
Es forzoso contar siempre con un libro de caja y una caja abierta para comenzar con el ciclo de facturación.
(Opcional)
Si el hospital cuenta con una caja específica para ingresos en otra moneda, se puede configurar una caja chica del Libro de Caja con esa moneda por defecto para alguno de los cajeros :
Si se deja la moneda local como aquella por defecto, no será necesario configurar una aparte pero se considerará la moneda local como la predeterminada.
Esta caja chica se puede agregar a una caja diferente, ver ejemplo :
Y de esta manera, el saldo inicial a realizar la apertura será en dicha moneda extranjera :
Esperamos que esto mejore tu experiencia Cirrus. Recuerda compartir esta información y pedir ayuda si necesitas.
Fecha: 03 de julio, 2024.