Activos Fijos
Configuraciones :
1. Grupo de Activos
2. Categoría de Productos y Cuentas Contables
3. Producto (Maestro de Productos II )
4. Activo Fijo
Módulo de Activos Fijos
Cirrus te permite gestionar productos que sean activos fijos de tu hospital (tales como máquinas especializadas, computadoras, mobiliario) y realizar los movimientos de inventario correspondientes a activos fijos (como adición de activos, transferencia, depreciación) y poder registrar en la contabilidad los movimientos de estos productos.
Para poder realizar cualquier movimiento de activos fijos, es necesario contar con las siguientes configuraciones :
Configuraciones
Grupo de Activos
En la pantalla Grupo de Activos deberás generar un grupo al que pertenecerán los activos fijos que se añadan más adelante.
Aquí deberás indicar lo siguiente :
Llave de búsqueda, Nombre y Descripción del grupo de activos.
Indicar si los activos de este grupo serán Propios o no.
Indicar si sólo se permite un activo por UDM.
Indicar si es Equipo Médico.
Indicar si los activos de este grupo han sido depreciados.
Marcar la casilla Activo.
Guarda los cambios.
Categoría de Productos
En la ventana Categoría Productos podrás agregar una nueva categoría para este tipo de productos (activos) e indicar si son para auto-servicio del hospital, su política de material y asignarle un Grupo de Activos.
En la pestaña Contabilidad podrás asignar cuentas contables para esta categoría.
Estas cuentas pueden generarse en la pantalla Cuentas Contables :
Maestro de Productos II
Ahora, deberás añadir un producto en el Maestro de Productos para el activo fijo que se agregará (manualmente) a Cirrus. Aquí se le podrá asignar la Categoría de Producto correspondiente para este tipo de productos y que generamos anteriormente. Además, se seleccionará también la clase de producto configurada previamente para la categoría.
Activo Fijo
Por último, deberás generar el activo fijo como tal en la ventana Activo, que es donde realizaremos las configuraciones, saldos, conteos, información de productos y más para los activos fijos.
Aquí es donde ligaremos todas las configuraciones anteriores y agregaremos los datos correspondientes al activo fijo, como lo siguiente :
Llave de búsqueda, nombre y descripción del activo fijo
Producto (deberás seleccionarlo en la búsqueda con el nombre del producto según aparezca en el catálogo Maestro de Productos II).
Grupo de activos, aquí deberemos seleccionar el grupo de activos que creamos anteriormente.
Ingresar datos del producto como versión, lote, número de serie para más claridad en la información.
Ingresa la cantidad en inventario de este activo fijo.
Marca si es Propio o En Consigna.
Debajo, en esta misma ventana, podrás ingresar si el activo fijo ya se encuentra totalmente depreciado, su método de depreciación (ninguno, acelerado o straight line) y los campos para el cálculo automático de la depreciación :
Vida útil (años, primer año, meses y en general)
Último mantenimiento
Siguiente mantenimiento
Unidades en uso, última unidad y siguiente unidad
Si es desechable o no
*Si requieres realizar una configuración y no tienes acceso a la pantalla, solicítala a través de un ticket*
La gestión y control contable correspondiente a la depreciación mensual o anual y la baja del activo la puedes llevar a través de la función Póliza contable.
Procesos del módulo de Activos Fijos :
Importar Activos Fijos
Importante :
Tras la importación, se deberá llenar manualmente las cuentas contables del Activo.
Con nuestra nueva opción de importación: Importar Activos, podrás importar múltiples activos fijos a la vez desde una lista en formato .csv, permitiéndote agregar valores desde este archivo en lugar de añadirlos uno a uno siguiendo el proceso manual (para este proceso es necesario contar con el producto del activo fijo en el catálogo Maestro de Productos II, solicítalo vía ticket o chat).
Esto acelerará considerablemente el proceso para agregar activos a Cirrus, evitando así que repitas el proceso manual en múltiples ocasiones.
Para ello, sigue estos pasos:
Crea un archivo en formato csv con toda la información de los activos que importarás, siguiendo el orden correcto de las columnas a importar (clic para agrandar ejemplo ) :
Las columnas a importar son :
Código de Activo
Nombre de Activo
Número de Serie
Número Versión
Es Propio
Valor de Grupo de Activos
Fecha Inicio de Servicio
Clave del Producto
Correo de Usuario
Valor / Código de Estación de Servicio
Nombre del Localizador / Almacén
Unidades
Precio
Saldo de Activo
Depreciación Acumulada
Método Depreciación (inicial de Lineal o Acelerada)
Vida útil (en años)
Cuenta contable de Depreciación
Cuenta contable de Depreciación Acumulada
Cuenta contable de Activo
Notas :
La plantilla de este formato de importación puede descargarse desde la Carga de Archivos de Importación una vez selecciones el formato de importación y haciendo clic en descargar.
Una vez en Cirrus, dirígete a Carga de Archivos de Importación y selecciona Importación de Activos Fijos en el formato correspondiente.
Luego haz clic en el botón de subir y selecciona tu archivo csv.
Nota: Si esta opción no aparece entre las opciones de la lista, solicita su configuración vía ticket o chat.
3. Valida los valores importados y navega entre los activos importados para desplegar la información en los campos y luego confirma:
4. Te aparecerá una nueva ventana llamada Importar Activos donde un mensaje de confirmación te dirá cuántos de estos activos se importaron correctamente. Ahora haz clic en Procesar Ahora.
Los activos importados los podrás encontrar en la ventana de Activo, la información será desglosada según la categoría (pestañas a la izquierda) y en sus campos correspondientes. Si necesitas corregir información puedes llenar los campos y guardar.
Recepción de Activos Fijos : Creación de Nuevos Activos desde Orden de Compra
Para este proceso es necesario contar con las configuraciones necesarias de producto y grupo de activos.
Realiza una orden de compra
(Personal de compras)Ve a la ventana de Orden de compra y genera una nueva orden.
Al agregar productos al detalle, marca la casilla Activo Fijo, luego selecciona un Grupo de Activos (al cual tu producto pertenece) e ingresa el nombre del Producto, que deberá existir en Cirrus para que pueda seleccionarse su información (Nombre y UDM).
Guarda la orden y genera el pedido de Recepción de Material.
Recibe el producto
(Personal almacén)
Para recepción de productos, puedes a) generar una orden nueva o b)recibirla directamente del área de Compras. Las órdenes que genere compras aparecerán listadas en tus resultados de la búsqueda. Selecciona la que se generó para este activo y entra al detalle:
Verifica que el producto esté marcado como Activo Fijo y que pertenezca a algún Grupo de Activos.
Una vez hayas recibido el producto en almacén, añade el modelo del producto y su número de serie y guarda.
Para completar su recepción haz clic en menú contextual, luego en Acción de documento y Completar.
Emite la factura a proveedor
Ahora que se recibió el producto, genera su factura de manera automática volviendo al listado de resultados en Recepción de Material y en menú contextual selecciona Factura (Proveedor):
Se abrirá un pop-up de confirmación, donde deberás ingresar un número de factura para que esta se genere, ingrésala y ahora dirígete a Factura (Proveedor) para completar la factura.
Selecciona la factura ligada a tu recepción, ingresa y confirma que los valores estén correctos:
Una vez hayas validado los montos, ejecuta la Acción de Documento (en menú contextual) y haz clic en Completar.
Aparecerá un mensaje confirmando que tu activo ha sido añadido. Ahora podrás editar y validar su información directamente en la ventana de Activo.
Verifica información del activo
Dirígete a la ventana Activo, donde aparecerá el activo que recién agregaste.
Verifica que toda la información de este activo esté correcta: nombre, proveedor, número de serie, número de versión o modelo, etc.
Una vez que cuentes con el activo existente en el sistema, podrás adicionar nuevos complementos para este.
Depreciación de activos
Cirrus también te permite añadir montos y cálculos de depreciación para los activos fijos de tu hospital y mantener un seguimiento contable de cómo estos activos fijos se deprecian a lo largo del tiempo. Los dos métodos de depreciación más fundamentales, acelerado y lineal, se pueden elegir entre las opciones de depreciación, lo que le permite establecer la cantidad de años de uso para esos activos fijos que pertenezcan al hospital y mantener un registro de su valor estimado actual.
A continuación te mostraremos el proceso de configuración para la depreciación de activos fijos:
Completa el proceso para poder configurar Activos Fijos (ver configuraciones en la parte superior de este artículo).
2. Ingresa información relacionada la depreciación para este activo, tal como:
Marca la casilla Depreciado, que nos indica que este producto es depreciable y le permitirá a Cirrus generar el cálculo de la depreciación del mismo .
Elige método de depreciación*
Añade años de vida útil y vida útil en meses durante el primer año de uso.
Tiempo de uso
Información de mantenimiento (si es requerida)
Fecha de compra
Precio
Métodos de depreciación* :
Depreciación lineal. Los activos se depreciarán en proporciones iguales por cada período o intervalo de tiempo durante toda la vida útil del activo fijo.
Depreciación acelerada. Los activos reducen su valor en libros a un ritmo más rápido que si se usara el método lineal. Permite a las empresas recibir hoy una mayor deducción por depreciación, con el fin de reducir su factura fiscal. Esta deducción es especialmente útil para las empresas nuevas que pueden tener problemas de flujo de caja a corto plazo.
3. Ahora ve a la ventana Depreciación de activos para calcular la depreciación actual y así completar este proceso.
En esta ventana podrás buscar documentos de depreciación ya existentes al aplicar filtros por número de documento, método de depreciación y fecha de creación. Haz clic en nuevo registro para crear un nuevo documento:
Llena la información del encabezado (fecha, descripción), guarda la información y haz clic en procesar (ícono de engrane) para importar los activos pendientes:
Los activos se añadirán al detalle, ahora haz clic en Acción de documento para realizar el cálculo de depreciación acumulada para cada uno de estos valores:
También puedes generar la contabilidad para estos activos en esta ventana, haz clic nuevamente en el menú contextual y selecciona Contabilizar:
Se abrirá una nueva ventana con el desglose de las cuentas agregadas a la contabilidad:
Adición de activos ( Activos complementarios )
La ventana de Adición de activos te permite añadir activos complementarios a los activos fijos con los que cuenta tu hospital, evitando así que pierdan valor con el tiempo por depreciación y otros factores.
Adición de Activos te permitirá mejorar tus activos al adicionarlos con nuevas funcionalidades y activos complementarios tales como refacciones o nuevas partes.
Si realizaste la compra de un activo complementario para uno ya existente, ejecuta los mismos pasos de compra, recepción y facturación mostrados anteriormente e ingresa el mismo nombre que el de tu activo existente.
i. Dirígete a la nueva ventana de Adición de activos
ii. Haz clic en Nuevo Registro y
iii. Llena los campos del activo tales como:
Activo (nombre del activo)
Años de utilidad (Duración estimada del activo)
Factura (número de factura)
Línea de factura (relación de factura con activo)
Fecha
Descripción
Monto (importado desde la factura)
iv. Guarda
v. Para completar el proceso, sigue estos pasos:
Haz clic en menú contextual, luego en Acción de Documento y Completar.
Ahora completa este proceso registrándolo en el Asiento Contable, para ello vuelve a ingresar al activo que completaste, selecciona nuevamente menú contextual y Asiento Contable. Esto registrará la adición del activo:
Nota: Para añadir un nuevo producto deberá añadirse al sistema desde el Maestro de Productos II, luego vincularse a una Categoría de Productos y editar la Categoría de Productos (en la ventana del mismo nombre) para que esté ligada a un Grupo de Activos. De esta manera podrás realizar la compra y recepción de activos fijos para su posterior pago.
Transferencia de Activo Fijo
Además de lo anterior, contamos con una ventana para transferir activos fijos entre estaciones de servicio de un hospital y por lo tanto cambiar su almacén (localizador) así como su usuario de custodia o a cargo del activo. Este proceso también permitirá contabilizar los movimientos internos de activos fijos.
Esta funcionalidad realizará la búsqueda de productos vinculados a estos activos y creará un nuevo registro si estos productos están configurados como activos.
Para realizar una transferencia de activos, sigue estos pasos :
Dirígete a la ventana Transferencia de Activo Fijo.
Selecciona Nuevo Registro.
Ingresa la información del activo a transferir :
Activo (Nombre del producto).
Estación a Trasladar. Estación de servicio destino.
Usuario Destino. Usuario que estará a cargo de dicho activo fijo en su estación destino.
Guardar cambios.
Se te dirigirá nuevamente al menú de búsqueda de esta ventana, selecciona el documento para completarlo y haz clic en el icono de Procesar (engrane).
Por último, selecciona Completo.
Este activo fijo será trasladado a su nueva estación de servicio.
Nota :
Si algún activo fijo está configurado como Desechable en la pantalla de Activo, sólo se podrá transferir una vez entre almacenes.
Baja de Activo Fijo
Si uno de los activos fijos de tu hospital deja de estar en el mismo, podrás darlo de baja del sistema para que Cirrus contabilice su salida. Un activo fijo puede ser dado de baja por múltiples razones :
a) Si se dona a otro hospital u organización
b) Por destrucción del mismo
c) Si termina siendo chatarrizado o dañado por algún otro motivo
d) Si es vendido
e) Si es intercambiado por otro artículo
f) Si resulta robado o sustraído de la organización
Para ello, se cuenta además en Cirrus con los siguientes métodos de baja :
a) Venta
b) Simple (ej. cuando se deprecia el mismo)
c) Intercambio
d ) Intercambio + venta
Para dar de baja un activo fijo en tu organización, sigue estos pasos :
Dirígete a la ventana Baja de Activo Fijo.
Haz clic en Nuevo Registro.
Llena el encabezado del documento con lo siguiente :
Método de Baja (método por el que se reporta la baja del activo; venta, simple, intercambio)
Nombre del Activo (nombre con el cual fue nombrado dicho artículo en el Maestro de Productos II)
Fecha del documento, se selecciona automáticamente la fecha del día
Razón de baja (ver listado de razones en la parte superior de este artículo)
Descripción en caso de que sea necesario
4. Guarda los cambios.
5. Para completar la baja el activo, ingresa nuevamente al documento y en el menú contextual selecciona Acción del documento :
Luego selecciona Completo y haz clic en Aceptar.
Esto dará de baja del inventario de tu almacén a dicho activo fijo pero no borrará la información del producto en Cirrus (el producto en Maestro de Productos II seguirá existiendo en nuestra base de datos).
Esperamos que esto mejore tu experiencia Cirrus. Recuerda compartir esta información y pedir ayuda si necesitas.
Fecha: 9 de mayo, 2024.