El modulo de presupuestos de Egresos consta de 3 etapas
Etapa 1 - Definición de Presupuestos
Etapa 2 - Modificar Presupuesto
Etapa 3 - Control de gastos en proceso de compra
Al momento nos encontramos en la etapa 1.
Contar con un módulo de presupuestos en un Cirrus es esencial para garantizar la eficiencia operativa, la sostenibilidad financiera y la correcta asignación de recursos, lo cual impacta directamente en la calidad del servicio y la atención a los pacientes. Aquí se detallan algunos puntos clave:
Control de costos: Los hospitales tienen costos muy altos debido a la compra de insumos médicos, salarios, equipos, mantenimiento de infraestructura, entre otros. Un módulo de presupuestos ayuda a prever y controlar estos costos, evitando sorpresas y desajustes financieros.
Planificación y previsión financiera: Tener un presupuesto detallado permite a los administradores prever los gastos futuros y planificar las inversiones necesarias, como la compra de equipos médicos o la contratación de personal adicional, asegurando que el hospital tenga los recursos necesarios sin comprometer su estabilidad financiera.
Asignación eficiente de recursos: El módulo ayuda a distribuir los recursos de manera óptima entre las distintas áreas del hospital (salas, urgencias, administración, laboratorios, etc.), asegurando que cada departamento reciba lo que necesita para operar eficientemente sin exceder el presupuesto.
Cumplimiento de normativas: En muchos países, los hospitales deben cumplir con normativas y regulaciones sobre la gestión financiera. Un módulo de presupuestos permite que el hospital tenga un control preciso sobre el uso de los recursos y esté listo para auditorias externas o internas.
Monitoreo y ajuste en tiempo real: Los presupuestos no son estáticos, especialmente en un entorno hospitalario, donde los costos pueden fluctuar. Un sistema con módulo de presupuestos permite hacer ajustes y tomar decisiones rápidas si se detectan desvíos o cambios en los gastos, facilitando el control en tiempo real.
Mejora de la toma de decisiones: Con una visión clara de los ingresos, costos y márgenes de cada área del hospital, la dirección puede tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar la eficiencia, reducir costos o incluso generar nuevas fuentes de ingresos.
Transparencia financiera: Un sistema de presupuestos fomenta la transparencia en la gestión financiera del hospital, lo cual es esencial tanto para la confianza de los inversores y las autoridades sanitarias como para la rendición de cuentas ante los pacientes y la comunidad.
Teniendo estos beneficios en cuenta agregamos la opción de Definición de presupuestos, donde los usuarios podrán definir como se distribuirá el presupuesto, es decir en que se va a gastar (objeto de gasto) y cuanto se va a gastar por centro de costo, a cada una de estas lineas les llamaremos partida presupuestaria.
Configuración Previa
Para habilitar el uso del modulo de presupuestos es necesario habilitarlo en la ventana de Configuración de Mejoras.
También es necesario configurar las cuentas contables de Presupuesto en el catalogo de cuentas (Elemento Cuenta)
Las cuentas de Egreso que se tienen que agregar son las siguientes (Momentos Presupuestales):
8.2.1 Presupuesto de Egresos Aprobado
8.2.2 Presupuesto de Egresos por Ejercer
8.2.3 Modificaciones al Presupuesto de Egresos Aprobado
8.2.4 Presupuesto de Egresos Comprometido
8.2.5 Presupuesto de Egresos Devengado
8.2.6 Presupuesto de Egresos Ejercido
8.2.7 Presupuesto de Egresos Pagado
Y por ultimo asignar las cuentas contables en el esquema contable del hospital.
Definición de Presupuesto de Egresos
Al entrar a la ventana de Definición de Presupuestos, podremos buscar Definiciones de Presupuestos anteriores o crear una nueva definición de presupuesto.
La búsqueda podrá hacerse por los siguientes campos:
No. de Documento
Año
Tipo de Presupuesto: Ingreso o Egreso
Nombre
Estado de Documento
Al darle clic en el icono de búsqueda, el sistema mostrará los presupuestos que coinciden con filtros seleccionados.
En caso de que le den nuevo el sistema permitirá definir el nombre del presupuesto el año, la fecha en la que se define el presupuesto y si es un presupuesto de egreso o de ingreso.
Y en caso de que sea un registro ya existente y en borrador, al seleccionarlo, el sistema mostrará la definición de presupuesto con sus partidas, para que se pueda seguir editando.
Al darle clic en el icono de + el sistema abrirá el pop up de edición de la partida presupuestaria, para ir agregando las partidas de manera manual.
El nombre se va a construir, dependiendo de las opciones seleccionadas, compuesto por el Gasto, centro de costos y Proyecto, en esta ventana se define el monto que se estima gastar en un determinado objeto de gasto, para un centro de costo y/o un proyecto en específico, de esta manera el hospital podrá tener el control de que no se gaste mas de lo establecido en el presupuesto. (en caso de que se requiera se podrá hacer un ajuste)
Una vez concluida la captura de las partidas presupuestarias el sistema guardara el total del presupuesto capturado en el encabezado del documento.
También es posible definir como se va a distribuir el monto asignado a cada partida en los diferentes periodos del año, esto se puede configurar a nivel cabecera y aplicarse a cada partida. En caso de que una partida vaya a tener una distribución específica se podrá editar de manera manual.
En el menú contextual del documento podremos encontrar la opción de Distribución del Presupuesto, donde se podrá definir un porcentaje por periodo, el cual se aplicara a cada mes de la partida presupuestaria.
Se captura el % de cada mes y se guarda el registro
Posteriormente se podrá aplicar a todas las partidas presupuestarias, en el menú contextual en la opción Distribución del presupuesto con el engrane.
Esto aplicara esos porcentajes a cada partida presupuestaria. Y podremos verlo en el menú contextual de cada una de las partidas.
Una vez concluida la captura y distribución de cada partida presupuestaria, sera necesario completar el documento para que genere la contabilidad del documento y de esta forma se pueda llevar el control de los momentos presupuestales de cada una de las partidas.
Para esto será necesario ir al menú contextual del documento y seleccionar la opción de Acción del documento y completar el documento.
Una vez completo el documento podremos ver la contabilidad del documento en el menú contextual Asiento Contable, la cual deberá de verse de la siguiente forma.
Cancelar Definición de Presupuesto
En caso de que se quiera revertir el documento ya completo se deberá de ir al menú contextual del documento y seleccionar Acción del Documento y seleccionar la opción Reversa-Corrección, al seleccionar esta opción el sistema creara un documento igual pero con los signos contrarios , el cual realizara un asiento contable opuesto al del documento original para saldar la cuenta.
En caso del que el documento no este completo y no haya realizado ninguna afectación contable, también podrá ser cancelado, con la opción de Acción del Documento Cancelar, lo cual solo cambiara el estado del documento a Cancelado.
Esperamos que esto mejore tu experiencia Cirrus. Recuerda compartir esta información y pedir ayuda si necesitas.
Fecha: 05 de mayo, 2025.