El módulo de distribución contable en un ERP (Enterprise Resource Planning) es fundamental cuando un hospital necesita prorratear (distribuir) los gastos entre diferentes centros de costos, departamentos, proyectos o unidades de negocio. Su importancia radica en varios aspectos clave:
1. Asignación precisa de costos
Permite distribuir de forma proporcional o personalizada los gastos comunes (como renta, servicios, nómina administrativa, etc.) a las áreas que realmente los consumen.
Ejemplo: Dividir el gasto de electricidad entre varias estaciones de servicio según metros cuadrados o consumo real.
2. Trazabilidad y transparencia
Cada gasto queda debidamente documentado y rastreado. Es posible saber exactamente qué porcentaje de un gasto fue asignado a cada área, lo que facilita auditorías internas y externas.
3. Contabilidad analítica más sólida
Mejora la calidad de los informes contables y financieros, al reflejar costos reales por unidad de negocio, producto o proyecto.
Esto permite identificar qué áreas son rentables y cuáles no.
4. Facilita la toma de decisiones estratégicas
Con la correcta asignación de costos, los directivos pueden tomar decisiones más informadas sobre:
Presupuestos
Ajustes operativos
Precios de venta
Rentabilidad por línea de negocio
5. Cumplimiento normativo y fiscal
En México, es necesario asignar correctamente los gastos para:
Declaraciones fiscales
Informes de costos
Soporte de deducciones
6. Automatización y reducción de errores
Al integrar la distribución en el ERP:
Se evitan cálculos manuales
Se reduce el riesgo de errores humanos
Se facilita la generación automática de pólizas contables correctas
7. Escenarios de uso comunes
Gastos compartidos (energía, nómina, renta)
Por este motivo en Cirrus hemos creado la opción de Distribución Contable para poder configurar los porcentajes como realmente se tienen que aplicar los gastos contablemente, para tener información precisa de los gastos y que tan rentables son las unidades de negocio.
Al abrir la ventana de Distribución Contable el usuario tiene la opción de filtrar por los siguientes campos:
Nombre: Campo de texto libre para buscar las Distribuciones por su nombre
Tipo de Documento: Filtro tipo lista que muestra los distintos tipos de Documento por los que se pueden filtrar.
Fecha de Vigencia: Fecha de Vigencia de la Distribución Contable
Activo: Filtro para solo mostrar Distribuciones activas o inactivas.
Al dar clic en el icono de la lupa, el sistema deberá mostrar las categorías de producto que cumplan con los filtros seleccionados, en caso de no poner ningún filtro deberá de mostrar todas las categorías de producto.
Al darle clic en el icono de Nuevo el sistema mostrará la forma donde se capturan los datos de la nueva Distribución Contable. mostrando los campos obligatorios marcados con un *.
Se llenan los datos necesarios y se da clic en el icono de guardar
Nombre: Campo de texto donde se captura el nombre para poder identificar la distribución contable.
Secuencia: Número que define la prioridad de cómo se van a ejecutar las distribuciones en caso de que más de una apliquen para el documento
Activo: Check que define si el registro de distribución está activo o no.
Descripción: Campo de texto donde se captura la descripción para poder identificar la distribución contable.
Esquema contable: Campo de sólo lectura, que muestra el esquema contable configurado para el hospital.
Crear Reversión: este check se valida al contabilizar el documento, para ver cómo va a generar la contabilidad , si está marcado creará una línea contraria de la cuenta, para saldar la actual y las nuevas de la distribución, y si no está marcada borra la línea de la cuenta configurada y crea las nuevas de la distribución.
Tipo de Posteo: Campo de sólo lectura, que muestra que la distribución contable se aplicará a la contabilidad del hospital.
Tipo de Documento: Listado que muestra los tipos de documentos a los que se aplicará la distribución contable, en este caso lista Facturas Proveedor y Póliza de diario.
Válido desde: Fecha desde la cual será válida la distribución capturada, en caso de que esté vacío siempre será válida.
Válido hasta: Fecha hasta cual será válida la distribución capturada, en caso de que este vacío siempre será válida.
Cualquier cuenta: Check box que en caso de que se desmarque mostrará el campo de Cuenta contable para especificar qué cuenta contable es la que tiene que tener el documento para hacer la distribución. En caso de que este marcado, sin importar la cuenta contable hará la distribución.
Cuenta contable: Se mostrará si se desactiva el check de cualquier cuenta, mostrando el combo de cuentas contables para seleccionar la cuenta a la que aplicará la distribución.
Cualquier Producto: Check box que en caso de que se desmarque mostrará el campo de Producto para especificar qué producto es el que tiene que tener el documento para hacer la distribución. En caso de que este marcado, sin importar el producto hará la distribución.
Producto: Se mostrará si se desactiva el check de cualquier producto, mostrando el campo de búsqueda de productos para seleccionar el producto al que aplicará la distribución.
Cualquier Socio de Negocios: Check box que en caso de que se desmarque mostrará el campo de socio Negocio para especificar qué socio es el que tiene que tener el documento para hacer la distribución. En caso de que este marcado, sin importar el socio del documento hará la distribución.
Socio de Negocio: Se mostrará si se desactiva el check de cualquier socio, mostrando el campo de búsqueda de socios para seleccionar el socio al que aplicará la distribución.
Cualquier Organización Transaccional: Check box que en caso de que se desmarque mostrará el campo de Organización Transaccional para especificar qué centro de costo es el que tiene que tener el documento para hacer la distribución. En caso de que este marcado, sin importar la organización transaccional hará la distribución.
Organización Transaccional: Se mostrará si se desactiva el check de cualquier organización transaccional, mostrando el combo de organización transaccional para seleccionar el centro de costos al que aplicará la distribución.
Porcentaje: Suma de los porcentajes capturados en el detalle de la distribución.
Una vez guardado el encabezado se tiene que capturar el detalle de cómo va a distribuir los gastos en caso de que el documento a contabilizar cumpla con la distribución configurada. Al darle clic en el icono de + el sistema mostrará un pop up, para capturar el detalle de la distribución.
No. de Linea: Campo que guarda un consecutivo de 10 en 10 , para saber como aplicar la distribución.
Activo: Check de si está activa la línea, si no está activa el porcentaje capturado no suma al porcentaje de la cabecera.
Descripción: Campo de texto donde se pueda capturar una descripción de la línea configurada.
Porcentaje: Porcentaje que se aplicará en la distribución de esta línea.
Sobrescribir cuenta contable: El check por default estará desactivado, al activarse mostrará el campo de cuenta contable donde se podrá capturar la cuenta contable.
Cuenta Contable: Capturar la cuenta contable con la que se sustituirá la contabilidad en el % indicado en el campo porcentaje.
Sobrescribir Producto: El check por default estará desactivado, al activarse mostrará el campo de producto donde se podrá capturar el producto.
Producto: Capturar el producto con el que se sustituirá la contabilidad en el % indicado en el campo porcentaje.
Sobrescribir socio: El check por default estará desactivado, al activarse mostrará el campo de socio de negocio donde se podrá capturar el socio.
Socio Negocio: Capturar el socio con el que se sustituirá la contabilidad en el % indicado en el campo porcentaje.
Sobrescribir Organización Transaccional: El check por default estará desactivado, al activarse mostrará el campo de organización transaccional donde se podrá capturar el centro de costo.
Organización Transaccional: Capturar el centro de costos con el que se sustituirá la contabilidad en el % indicado en el campo porcentaje.
Caso de Uso de Facturas Proveedor
Ejemplo de cómo se aplicaría la distribución contable en las facturas de gastos.
Se crea una distribución contable para las Facturas Proveedor y que tengan en las líneas un cargo o producto que utilice la cuenta contable de Energía Eléctrica.
En este ejemplo se ve que los porcentajes configurados son 50% de la cuenta de Energía Eléctrica sería para el centro de costos Administración, 25% para el centro de costos de Farmacia y 25% para el centro de costos de Hospitalización.
En este caso al realizar una factura que tenga alguna línea que tenga configurada la cuenta contable de Energía eléctrica, al momento de contabilizar la factura.
Check Crear Reversión
Como la distribución tiene marcado el check de Crear Reversión, el sistema agrega una línea para saldar la cuenta de energía eléctrica y agregará las líneas con la configuración de la distribución.
Sin el check de Crear Reversión
En el caso de que no esté marcado el check de Crear Reversión, el sistema borrará la línea de la cuenta de gasto original y creará las líneas con la distribución contable.
Caso de Uso de Pólizas Contables
Se crea una distribución contable para las Pólizas Contables y que tengan en las líneas un cargo o producto que utilice la cuenta contable de Energía Eléctrica.
Configuración
Póliza Contable
Contabilidad
En resumen:
El módulo de distribución contable permite que los gastos se reflejen donde realmente se generan o se consumen, dando lugar a una contabilidad más fiel, útil y estratégica. Sin él, los reportes financieros pueden ser engañosos o imprecisos.
Esperamos que esto mejore tu experiencia Cirrus. Recuerda compartir esta información y pedir ayuda si necesitas.
Fecha: 2 de junio, 2025.