La funcionalidad de refacturación es crítica y sensible, ya que impacta directamente en la contabilidad y el cumplimiento fiscal de la organización. Actualmente, al activarse de forma global, todos los usuarios con acceso a las pantallas de facturación pueden ejecutar estos procesos. Agregar un permiso a nivel de Perfil permite a los administradores delegar esta responsabilidad únicamente a personal capacitado, reduciendo errores operativos y cancelaciones indebidas. Beneficios:
Mayor Seguridad: Control estricto sobre quién puede emitir nuevos CFDI basados en documentos previos.
Reducción de Errores: Evita que usuarios inexpertos dupliquen facturación o generen complementos de pago sin autorización.
Flexibilidad Operativa: Permite tener la herramienta activa para la empresa, pero restringida para ciertos roles.
En Cirrus, sabemos que los procesos de facturación y cobranza son sumamente delicados para tu organización. Para brindarte mayor seguridad y control, hemos actualizado el sistema para que ahora puedas decidir exactamente qué perfiles de usuario tienen permitido realizar refacturaciones y sustituir complementos de pago.
Anteriormente, esta función se activaba para todos los usuarios por igual. Con esta mejora, podrás delegar esta responsabilidad solo al personal capacitado, evitando errores operativos o duplicidad de facturas.
¿Cómo configurar el permiso de refacturación?
Para que un usuario pueda utilizar las opciones de refacturación, se deben cumplir dos condiciones:
1. Validación de Configuración General
Primero, la función debe estar activa para todo el hospital. Esto lo hace usualmente un administrador del sistema.
Ve a la pantalla de Configuración de Facturación Electrónica.
En la sección de parámetros, verifica que la opción "Usar refacturación" esté marcada.
2. Activación por Perfil de Usuario
Una vez activa la función general, ahora debes dar el permiso específico al perfil que lo necesite (por ejemplo: Contador o el encargado de Cuentas por Cobrar):
Ingresa a la ventana de Perfil.
Selecciona el perfil que deseas editar.
En la pestaña principal, busca el nuevo campo llamado "Permite Refacturación" y marca la casilla.
Guarda los cambios.
Nota: Por seguridad, este permiso estará desactivado por defecto para todos los perfiles existentes, excepto para el Administrador.
¿Qué cambia en el sistema?
Cuando el permiso está activo en el perfil del usuario, este podrá ver las opciones de refacturación en Factura Cliente y la opción de Sustituir Complementos de pago en Cobros y Asignaciones. Si el permiso está desactivado, estas opciones simplemente no aparecerán.
A. Factura Cliente
Al seleccionar una factura y abrir el menú de contextual, el usuario verá la opción de "Refacturar".
En caso de que alguno de los checks antes mencionados no este marcado la opción de Refacturar no se mostrará en el menú contextual.
B. Cobros y Asignaciones
Dentro de la pantalla de Cobros y Asignaciones, después de seleccionar el Cobro, en la parte inferior de la pantalla, se muestran las asignaciones, en estas asignaciones en el menú contextual, se verá la opción para sustituir el complemento de pago.
En caso de que alguno de los checks antes mencionados no este marcado la opción de Sustituir complementos de pago no se mostrará en el menú contextual.
Preguntas Frecuentes
¿Qué pasa si un usuario intenta refacturar y no tiene el permiso? El sistema no le mostrará la opción de Refacturar o de Sustituir Complemento, por lo que no podrá iniciar el proceso. Esto evita confusiones y clics innecesarios.
¿Si quito el permiso, se borran las facturas anteriores? No. El usuario podrá seguir viendo y consultando todas las facturas y complementos ya realizados. La restricción es solo para crear nuevas refacturaciones.
¿Es necesario reiniciar el sistema tras el cambio? Se recomienda que el usuario cierre su sesión y vuelva a entrar para que el sistema actualice sus permisos de perfil de inmediato.