En la ventana de Conciliación Bancaria puedes relacionar directamente los pares de movimientos de cargos y abonos a cuentas bancarias durante el mes de cada estado de cuenta. Sin embargo, algunos tipos de cargos como comisiones bancarias y abonos por intereses no están en el sistema, pero sí en el estado de cuenta por lo que no se estaban reflejando en la ventana de Conciliación Bancaria ni en la contabilidad de tu organización en Cirrus.
Para solucionar esto, hemos implementado una mejora para relacionar pagos de este tipo de movimientos - Asignar Cargos el cual crea pagos internos - desde Conciliación Bancaria y asociarlo al banco a través de un socio de negocios (que pertenezca a este mismo banco).
Aquí te mostramos más detalles de esta mejora :
Configuraciones que necesitarás
(Solicitar vía ticket o chat si necesitas cualquiera de estas configuraciones, así como habilitar alguna de las ventanas)
Configuración Socio de Negocios
En la ventana Socio de Negocios deberás crear un socio de negocios relacionado directamente a la cuenta bancaria que utilizaremos para los pagos realizados por comisiones, abonos y demás tipos de cobros no generados en otros pagos de Cirrus.
Este socio de negocios deberá ser del tipo : Acreedor o Proveedor.
Configuración Banco y Cuenta de Banco
Asocia la compañía creada (socio de negocios) a este banco.
Dirígete a la ventana Banco, donde podrás asociar el socio de negocios que se creó para este tipo de pagos en el nuevo campo llamado Compañía siguiendo estos pasos:a. Busca un banco existente o crea uno nuevo en Nuevo Registro.
b. Ingresa el nombre del socio de negocios creado en el campo Compañía. Llena los campos faltantes si es necesario.
c. Guarda los cambios.
d. Ahora selecciona o crea una nueva cuenta de banco.
e. Llena los campos de la cuenta bancaria, esta cuenta tiene que ser marcada como propia y del tipo Ahorros.
f. Relaciona la cuenta con una cuenta contable de tu organización y guarda los cambios.
Este socio de negocio es el que utilizara el sistema para poder crear los pagos o cobros derivados de los cargos o abonos bancarios existentes en el estado de cuenta.
Configuración Cargos Diversos
Ahora podrás crear un nuevo registro de Cargos Diversos ya sea de egreso o ingreso o editar uno existente. Esta configuración se realiza en la ventana Cargos Diversos, el cargo diverso deberá cumplir con los siguientes requisitos :
Ser del Tipo Financiero
El Tipo de Precio debe de ser Monto Variable
Definir si es Ingreso/Egreso, si es un abono al banco es un Ingreso y si es un cargo al banco es un Egreso.
Definir la cuenta contable del cargo diverso con la contabilizará el pago.
Una vez termines de llenar los campos, haz clic en guardar.
Genera los pagos
Ahora, en la ventana Conciliación Bancaria, podrás generar los pagos al relacionarlos con sus contrapartes del estado de cuenta.
Para ello sigue estos pasos:
Ingresa a la ventana Conciliación Bancaria y haz clic en Nuevo Registro
Selecciona la Cuenta Bancaria relacionada al banco (para ello necesitarás que haya una cuenta contable configurada y relacionada a esta cuenta bancaria o de lo contrario no se mostrará en la búsqueda). Llena la descripción del encabezado .
Guarda los cambios ( Esto es muy importante para poder importar los movimientos del estado de cuenta, si no se guarda antes, no deja hacer la importación)
4. Para establecer la relación entre abonos y cargos puedes seguir dos métodos :
Método 1. Si ya tienes movimientos (pagos internos, pagos a proveedor, cobros a clientes o depósitos bancarios) generados en Cirrus.
Buscar Movimientos que cumplan con los parámetros de la fecha seleccionada para esta cuenta bancaria :
Estos movimientos o pagos internos (que se relacionarán a los del estado de cuenta) se pueden generar desde la ventana Movimientos Internos al ingresar una cuenta bancaria de origen, una cuenta receptora (del banco), el número de documento, el monto y la fecha. Luego haz clic en Procesar para completar.
Importante : Para poder realizar movimientos internos en esta ventana necesitarás configurar un socio de negocios (solicitar vía ticket o chat) en la opción de Organización.
Socio de negocios del hospital (Deudor) configurado para poder realizar movimientos internos en pestaña Organización de la ventana Cliente/Organización :
Si deseas crear los movimientos directamente desde tu estado de cuenta, dirígete al Método 2.
NOTA: También los registros de Selección de Pagos y Cobros y Asignaciones están incluidos en los movimientos internos para poderlos asociar a un registro del estado de cuenta bancario.
Ahora, importa los pagos que aparecen en tu estado de cuenta (en formato csv). Para ello, haz clic en Importar Archivo.
Aquí deberás seleccionar el archivo csv desde tu computadora, y deberá incluir con todas las líneas de cobros del estado de cuenta como en el ejemplo mostrado debajo :
Cada columna representa :
a) Número de cuenta
b)Fecha (DD/MM/YYYY)
c) Monto
d) Número de Referencia y
e) Descripción/Detalle.
Vacía todos estos datos en los campos ( con las flechas) y confirma.
Ahora selecciona el cargo importado o su contraparte y procésalos (icono de engrane) para completar.
También se tiene la posibilidad de no seleccionar ningún registro de ambas secciones y que el sistema valide por medio de fecha, monto y numero de autorización para hacer el match de manera automática, al encontrar todas las coincidencias, dejando solamente por conciliar los registros que no cumplen con esos 3 parámetros.
Tras este paso habrás establecido la relación de egresos e ingresos para este tipo de cargos en tu organización.
Método 2. Si aún no cuentas con pagos internos generados anteriormente en Cirrus.
Si en el estado de cuenta existen cargos o abonos generados por el banco, se podrán generar fácilmente desde la ventana Conciliación Bancaria siguiendo estos pasos:
Ingresa al archivo (borrador) generado con el encabezado de la cuenta bancaria.
Haz clic en Importar Archivo.
Aquí deberás importar tu estado de cuenta (en formato csv) con todas las líneas de cobros del estado de cuenta como en el ejemplo mostrado debajo :
Donde, cada columna representa : Número de cuenta, Fecha (DD/MM/YYYY), Monto, Número de Referencia y Descripción/Detalle.
Vacía todos estos datos en los campos (flechas) y confirma.
Ahora selecciona los cargos importados, elige en la lista el Cargo Diverso relacionado a la cuenta bancaria. elige en la lista de Cargo Diverso el cargo diverso relacionado a la cuenta bancaria. Luego, haz clic en menú contextual y haz clic en Asignar Cargo.
Esto creará la contraparte de cada cargo cargo en la columna izquierda de movimientos.
De la misma forma creara el pago o cobro en el sistema, dependiendo si es un cargo (pago) o abono (cobro).
Para completar el documento, haz clic en menú contextual y selecciona Acción del documento, luego elige Completar y confirma.
Tras este paso habrás establecido la relación de egresos e ingresos para este tipo de cargos en tu organización.
Notas :
Para poder generar movimientos internos, el socio de negocios que se debe de usar debe de estar creado como deudor , el campo de socio que esta en la pantalla de Cliente/Organización filtra los socios que son Deudores y no aparecerá otro tipo de socios :
Cuando la conciliación es automática el sistema valida cuenta bancaria, no. de autorización, fecha y monto. si alguna de estas no coinciden no los concilia en automático. y pueden ser conciliadas manualmente por el usuario, por el momento sólo se está validando el monto al hacer la conciliación manual , pero es necesario que valide también que la fecha del movimiento en el sistema y el del estado de cuenta estén dentro del mismo mes. En caso de no sean del mismo mes no debería de dejar conciliar , ya que el usuario debería de cancelar el movimiento y capturarlo correctamente.
Actualizaciones :
28 de agosto, 2024.
Esperamos que esto mejore tu experiencia con Cirrus. Recuerda compartir esta información y pedir ayuda si necesitas.
Fecha: 30 de enero, 2023.